보고서 작성요령

Ⅰ. 공무원은 보고서로 말한다

오늘날 우리 사회를 “정보화사회” 라 칭한다.

정보화의 시대적 특성은 지식의 폭증 및 컴퓨터기술의 급진전과    동시에 쓰레기의    70%이상이 종이라는 사실이다.

AD 15년 후한의 채윤이 종이를 발명한 이래 인간은 종이를 통해 역사를 기록하여    왔다.특히, 행정은 요식적 행위를 중히 여기는 풍토로 공무원은 서류를 위해서 존재    하고 서류로 말한다고 한다. 공무원이 작성하는 공문서중에서도 내부 의사결정인      보고서는 문서중의 문서라 하겠다.

Ⅱ. 보고서 작성의 일반원칙

최근문서 작성의 경향이 많이 변하고 있다. 요즘 신문이나 잡지를 보면 쉽게 알 수    있다.행정기관의 보고서도 역시 이런 경향에 편승하여 문자표현 중심에서 탈피 논리

표현,통계표현, 이미지표현 보고서를 작성하고 있다. 보고서 작성에 있어 전체적으로    기피하는 사항을 절대적 금지사항으로 하고, 읽기에 오해를 불러올 수 있고 모양새

가 없어 보이는 사항을 상대적 금지사항으로 하여 언급해 두고자 한다.

1. 절대적 금지사항

○ 일반적으로 서구나 우리나라 대학, 연구소등은 서술식을 선호하고 일본, 영국등       각 나라의 행정기관들은 대체적으로 개조식을 선호하고 있다.

1) 오자, 탈자를 없애라

- 신문사에서도 7번 이상 교정을 보는데도 오자, 탈자가 생기고 있다.

2) 보고서 문장으로 50자 이상은 쓰지 마라

- 사람이 한눈에 볼 수 있는 문장은 50자 미만이라 한다.

그  이상은 읽기를 기피하고 건성으로 읽는다는 것이다.

- 보고서는 짧은 시간에 읽어야 하기 때문에 긴 문자는 잘라서 표현해야 한다

3) 보고서 1면에 17줄 이상은 적지 말라

- 17줄 이상 적힌 보고서는 답답한 느낌을 주기 때문이다.

4) 명사로 끝나는 문장은 마침표를 찍지 않고, 명사형으로 끝나는 문장은 반드시         마침표를 찍는다.

- 개조식 보고서에서는 ‘...다’ 로 끝내기보다는 제 1명사형 ‘ㅁ’ 혹은 제2 명사형         “기” 로 끝내는 문장은 반드시 마침표를 찍어야 한다. 예를 들면 “하기 바람”,         “보고서 만들기” 와 같이 종지부를 찍는다.

5) 문단 앞이 아니고서는 문장 앞에서 띄우지 마라

- 문단의 모양을 내는 방법으로 들여쓰기, 내어쓰기와 가지런히 쓰기가 있는데          문단 앞에서는 들여쓰기를 하는 경우가 있으나 문장에서는 들여쓰기가 없고,          문장 끝에서 띄우기 위해서 문장 앞에서는 빈칸을 두지 않는다.

２. 상대적 금지사항

○ 절대적으로 금지하는 것은 아니나, 전체적 모양이나 관습적으로 금지하고 있는        사항은 다음과 같다.

1) 외톨이로 만들지 말라

- 번호를 붙이든, 문자표(ㅁ, ㅇ, - 등)를 사용하여 나열하든 간에 외톨이로             만들지 말아야 한다.

◦ 문장에서 사랑한다는 것은 무엇을 의미하는 것도 아니다. 단지,좋아하는 것이다.

◦ 문자표 붙이기에서

․사랑하는 사람은 - 연인이다.      ․헤어지면 : 그만이다

◦ 번호 붙이기에서

1. 유명한 장군은 ① 김유신       2. 우리나라 : 대한민국

2) 같은 급수는 개요번호 및 부호를 같이 하라

여기에서 개요번호란 개조식 보고서와 같은 문장을 작성할 때 제목, 소제목등을        붙여서 세부사항으로 들어감에 있어 활자의 크기를 달리하거나 문자표를 달리하        기도 한다. 이렇게 단계적으로 번호나 부호를 붙이는 것을 개요번호라 한다.

◦ 개요번호 붙이기

Ⅰ. 머리말

1. 연구의 목적

1-1. 보고서란

◦ 같은 급수 같은 부호 붙이기

◇ 타이핑 테스트

∘ 일 자  : `98. 3. 12

∘ 준비물 : 필기도구등

∘ 대상자 : 북구 전 직원 (986명)

3) 머리를 무겁게 하는 보고서에서 박스 내에는 4줄 미만으로 하라

- 머리를 무겁게 하는 박스(글상자)내 주로 결론, 요약, 목적, 과거내역을 적고          있다. 4줄이상을 적으면 장문의 압도감을 주므로 이를 피하기 위해 개조식으로         하거나 문자표 등을  사용하기도 한다

4) 보고서 1면주의 원칙을 위반하지 말라

- 상당한 정보나 보고내용이 아니면 보고서가 1면을 넘기지 말라.

5) 중간에 끝나는 보고서는 가급적 만들지 말라

- 중간에서 끝내는 보고서는 무엇인가 성의부족을  의미하고, 주요한 내용을            빠뜨린 느낌을 준다.

- 한면이 원칙이나 2면으로 하거나 3면은 좋으나 반장짜리가 나오면 글자의            크기나 줄 간격 등을 조정하여 중간에서 끝나지 않게 해야 한다

3. 문장의 KISS(Keep It Simple and Special)법칙

- 보고서 작성의 1원칙으로 서구에서는 KISS법칙을 고수하고 있다.

즉, 간단하면서도 보고자의 독특한 모양과 문체로 개성을 표현하라는 것이다.

∙ 여기서 일반문장 작성의 원칙을 보면

1) 제목(headline, title)은 그 보고서의 얼굴이다.

- 보고서에서 제목이나 헤드라인은 참으로 중요하다.

- 제목을 붙이는데 지켜야 할 것은

① 동적인 표현으로 하고      ② 구체적인 표현으로

③ 내용을 상징하기 보다는 암시적이고 설명적으로

④ 명사 혹은 동사를 사용할 것 등이다.

2) 간명하고 명확하면서도 정확한 표현

- 일반적으로 명문(유명인사의 문장)이라고 하나 한번에 이해가 힘든 경우가            허다하다

- 보고서의 문장은 절대로 그와 같은 명문장을 요구하는 것이 아니라 누구나            쉽게 이해할 수 있는 것이어야 한다.

- 간결한 표현을 위해서는

① 순접, 역접 혹은 전환의 접속사를 적절히 사용하여 고속도로와 같이                  직설적인 표현

② 제목을 미리 정하여 주제의 분열을 방지

③ 수식어, 접속사 및 삽입부분과 같은 쓸데없는 꼬리는 과감히 떼어 버리기

4. 참신한 보고서 작성 비밀

- 참신한 보고서는 공직자의 입장에서는 보고 받는 사람의 의중을 적중하고 마음에      흡족하도록 하는 보고서라고 할 수 있는데 지시를 잘 받아야 참신한 보고서를         작성할 수 있다.

1) 어떻게 지시를 받아야 하는가?

① 평소 자기의 업무분야에 대하여 제1인자가 되어야 한다.

② 현행 업무에 대하여 문제발견의식과 해결의식을 갖고 늘 생각하고 있어야             여하한 질문이나 지식에도 정곡을 찌를 수 있다.

③ 지시를 받을 때는 반드시 적을 수 있도록 한다.

④ 지시사항을 적으면서 분위기, 참석자 등을 파악하여 의중을 파악해야 한다.

⑤ 반드시 처리기한과 견해를 달리하거나 문제점에 대해서는 진언하여 명확히            하여 둔다. 지시현장에서 확정하지 않고서는 수차례  보고를 해도 짜증만             사고 만다.

⑥ 예스맨(Yesman)으로서는 절대로 정확하게 지시를 받을 수 없고 사전지식             없이는 더욱 어렵다.

⑦ 마지막으로 중간보고기한 등과 방향 등 처리기한 내에 보고 및 조치를                취하고 보고서를 작성한다.

2) 보고 받을 사람의 입장에서 생각하라

∙ 요령있는 공무원은 새로 기관장이 오면 전부서나 직장을 방문하여 인근 직원         으로부터 잘 했다고 칭송을 받은 문서를 2~3건 복사하여 성향을 분석한다.

∙ 잘 사용하는 용어, 문체, 글자체, 보고서 양식 등에 대하여 정보를 수집, 기존         직원들의 의중을 파악한 방법, 귀뜸해 주는 사항(유의사항, 조심할 사항 등)에         대해 간파한다. 또한,보고서를 작성할 때는 입장을 바꿔 생각해서, 보고를 받기

에 가장 편리한 시간이 언제인가를 생각한다.

3) 제갈공명의 상황독파법을 익히자

∙ 삼국지를 읽어보면 누구나 제갈공명의 선견지명에 감탄하게 된다. 마치 망원경        으로 보고 있는 양 정확하게 알고 있으니 말이다. 상사의 위치에서 부하직원을

보면 훤히 보이는 것이 바로 관점을 달리하는 것이다. 전체의 흐름을 볼 수

있는 안목이 필요하고, 내가 상대방의  입장에 있다면 어떻게 하겠는가를 생각

한다. 과거와 현재를 연결하면 그 연장선상에 미래가 있다. 오늘날의 용어로          관련된 사항에 대해서 윤곽도를 작성하는 것이다. 마지막으로 행간을 읽고            글자로 표현된 것을 넘어서, 언행을 보고 숨겨진 것을 보아야 한다.

4) 수명부기법(Checklist)을 배우자

∙ 수명부는 사람을 확인하고 명단에다 체크를 하는 방법으로 인간이 만든 것          중에서 체크리스트만큼 결과를 확실하게 보장하는 것은 없다.

∙ 보고서를 작성할 때에는 포함할 사항을 평시에 기록하여 놓았다가 작성시에         하나하나 점검하는 방법이 필요하다.

∙ 보고 받는 사람은 자신이 원하는 내용이 없으면 알맹이가 없다고 한다.

5) 보고서는 미니스커트 차림의 미녀와 같다.

(1) 손에 잡힐 듯이 구체화하라

① 판례, 사례나 구체적인 실례를 2개만 들어라.(3개는 너무 많고, 1개는                 무성의 하거나 못 믿는다)

② 현장에 가서 설명하는 것이 민원해결에서는 최고다. 아니면 현장사진을               전후 비교하는 방법도 있다.

③ 통계는 수학의 매춘부라고 하지만, 숫자의 마력에는 약하다. 계량화하거나             통계를 인용하라.

④ 도면, 지도, 그림 등을 활용하여 한 눈에 볼 수 있도록 만들어라.

⑤ 최신 영상소프트웨어를 활용하여 이미지 처리를 하여 시청각 매체를                  통해서 보고를 드려라. 최근 파워포인트를 많이 사용함

(2) 섹시하게 분장을 시켜라

∙ 보고서는 문서라기보다는 자기의 의견을 피력하기 위한 상품이라고 생각하여          야 한다. 상사는 보고서로 보고하는 사람의 인격 혹은 업무능력으로 판단하곤

한다.

∙10면 이상이면 목차(contents)를 작성하며, 동시에 4면 이상이면 쪽 번호를

붙여야 한다.  물론 보고서를 받는 사람의 편의도 생각하지만 그것보다는

보고서를 돋보이도록 하는 것이다.

5. 하드 트레이닝(Hard training)

- 사실 참신한 보고서라고 하더라도 보는 사람마다 다르다.

모두가 주관적인 관점이 다르기 때문이다.

- 특별히 보고서를 작성하는 비결이란 없다.

- 기본적인 사항을 숙지하고 보고서를 작성한 후 보고 받을 사람의 기호에 맞도록

작성하는 것이다.

시간 나시는대로 숙지하셔서 좋은 문서를 만들었으면 하는 바램입니다.