문서의 내부발송(기안문)과 외부발송(시행문)

구 분	내 용
기안문	￭ 현재 쉼터에서 “내부결재”의 의미가 기안문입니다. ￭ 어떤 일을 하기위하여 계획을 세우고 이 계획 상부로부터 허락받는 행위입니다. ￭ 쉼터 내에서는 보통 기안문과 시행문을 함께 작성하도록 합니다. ￭ 외부에 공문으로 나가든지, 혹은 공문없이 자료만 나가든지 간에 어떤 주어진 업무를 처리할 때는 내부결재를 먼저 제출하여야 합니다. ￭ 내부결재(기안문)을 제출할 때는 업무에 직접 쓰일 완성된 자료를 첨부하여 제출합니다. ￭ 내부결재(기안문)은 수신처가 “내부결재”이고, 서류에 직인을 찍지 않습니다. ￭ 내부결재(기안문)은 자신의 결재란은 컴퓨터로 기입하여도 되지만, 실장 및 소장란은 비워두고 결재도장을 받아 사용하셔야 합니다. ￭ 내부결재(기안문)은 내부로 발송하는 문서입니다.
시행문	￭ 시행문은 현재 쉼터에서 실제 외부로 나가는 문서(실행된 문서)를 말합니다. ￭ 즉, “시행문”은 실제로 어떤 업무를 실시함을 말하며, 대부분 내부결재가 이루어진 일에 국한됩니다. ￭ 보통 외부로 나가는 공문, FAX를 통해 나가는 자료, 이메일이나 우편으로 발송되는 자료나 내용, 내부에서 공식적으로 쓰이는 문서나 자료 등이 이에 해당합니다. ￭ 상세한 계획이나 내용에 대하여 허락된 내부결재와 실제 실행된 시행문은 구체적 내용이 동일하여야 합니다. ￭ 시행문에는 하단에 반드시 기관장명과 직인을 찍어 사용하여야 합니다. ￭ 또한 전결날짜를 적어야 하며, 공문작성일을 적어야 합니다. ￭ 시행문은 외부로 발송하는 문서입니다. ￭ 수신자가 많을 경우, 수신자란에 “수신처 참조”라고 기입하고 공문 하단 기관장명(직인찍는 부분) 아래에 글자크기 9포인트 정도로 수신처를 나열합니다.
공통	￭ 기안문이든, 시행문이든 같은 체계의 번호를 사용합니다. ￭ 어떤 문서를 작성하든 작성하기 이전에 자신이 사용할 공문번호를 “문서발송대장”에서 확인하여야 합니다. ￭ 기안문과 시행문을 함께 결재받도록 하며, 첨부서류는 1부만 준비합니다.(이는 기안과 시행에서 똑같은 자료를 사용하겠다는 뜻입니다. ￭ 다른 부서나 다른 직원이 동시에 기안문이나 시행문을 작성할 수도 있으므로 최대한 즉시, 문서발송장부에 발송번호 및 제목 등을 모두 기록하여야 합니다. ￭ 결재를 올렸는데 내용의 수정을 지시받았다면 공문번호와 날짜 등은 그대로 사용하고 지시받은 내용만을 수정하여 다시 결재를 올립니다. ￭ 결재가 나면 “내부결재(기안문)”과 첨부서류 사본을 스템플러로 찍어 “내부결재 접수대장”에 편철합니다. ￭ 결재가 나면 시행문과 첨부서류 원본을 우편/이메일/팩스 등을 통하여 발송하고, 시행문의 복사본과 첨부서류 사본을 스템플러로 찍어 “문서발송대장”에 편철합니다. ￭ 결재가 끝난 후, 이 문서들을 참고하기 위하여 사용할 때에는 “문서발송대장”에서 문서를 분리하지 않고 참고하며, 문서를 따로 참고하려면 1부를 복사하여 복사본을 사용토록 합니다.

외부공문작성법

대전광역시청소년여자쉼터

수신자	받는곳의 최상위 부서나 기관명을 기입. 받는곳이 많을 경우 수신처 참조라고 쓴다.
(경유)	실제 이 공문을 확인해야 하는 부서나 팀, 혹은 담당자
제 목

1. 지역의 바른 방송을 위해 노력하시는 귀 방송사의 무궁한 발전을 기원 드립니다.

-> 1번은 안부, 기원 형태의 문장형식을 빌어쓴다.

2. 대전광역시청소년여자쉼터에서는 집을 떠나 유해환경에 노출되어 위험에 처해있는 가출청소년들을 보호하고 숙식․각종 상담 및 의료서비스 등을 제공하며 나아가 부적응 등으로 인한 가출위험 청소년들의 가출을 예방함으로써 지역사회 내 청소년들의 건강한 성장을 도모하는 단체로서 운영활성화를 위한 사회지도층을 대상으로 하는 운영위원회 구성을 준비중에 있습니다.

-> 2번은 쉼터에 대한 간략한 소개글을 쓰거나 혹은 바로 용건을 써도 된다.

3. 이에 귀 방송사의 간부를 운영위원으로 위촉코자 아래와 같이 추천을 의뢰하오니 적극 추천하여 주시기 바랍니다.

-> 3번은 용건을 쓴다.

■  아   래  ■

-> 3번에서 “[아래와 같이]가 명시한 부분임

간단한 내용을 개조식으로 쓴다. ->	1. 추천자격 : 봉사정신이 투철한 부장급이상 간부 1명 2. 추천기한 : ‘05. 1. 15(토) 3. 위원회구성 : 방송사, 변호사, 교수, 청소년단체 등 10명 내외

붙임 : 대전광역시청소년여자쉼터 소개자료 1부, 끝.

-> 붙임자료의 제목 및 부수를 기입한다.

-> 외부공문 발송시 반드시 직인을 찍어야 한다.

대전광역시청소년여자쉼터소장

이부분은 평소에는 비워두지만 “상단에서 수신처 참조”라고 썼을 때에는, 이곳에 “수신처:”라고 기입한 후 이 공문을 받을 곳을 글자크기 9포인트로 나열하여 쓰면 된다.

전결 / 1. 13
담당	김진태	팀장	김진태		실장		이경희	소장	이향남
협조자
시행	청여쉼 2005-002			(2005. 1. 13.)		접수
우 301-824 대전광역시 중구 선화동 137-9번지 대훈빌딩 3층 / www.shimter.or.kr 전화 (042)256-7942 전송 226-7943 / shimter@netian.com /공개

① 전결 : 소장까지의 결재가 끝난 일자를 말한다. 주로 공문작성일에 결재가 완료되므로 공문작성일을 기입

② 협조자 : 특별한 일이 없으면 비우나, 공문과 관련하여 협조자가 있을시 기입

③ 시행 : 공문번호를 쓰며, 옆에 괄호안에 공문작성일을 기입함

팩스발송표지 작성법

	대전광역시청소년여자쉼터	대전광역시 중구 선화동 137-9번지 대훈빌딩 3층 Tel. 042-256-7942, 256-1388 Fax. 042-226-7943
	http://www.shimter.or.kr shimter@netian.com

구 분	팩스 송신 -> 항상 동일함		□ 긴 급
수 신	대전광역시사회복지협의회 -> 수신처를 기입한다		검토요망
페이지	표지 포함 2 장 -> 현재 이 문서를 포함한 문서의 장수		□ 의견요망
제 목	2005년도 사회복지근무자연수교육 참가신청서 제출		□ 회신요망

귀 기관에 하나님의 은총이 있길 기원합니다.

대전광역시청소년여자쉼터에서는 공문 대사협2005-37호와 관련하여 사회복지근무자연수교육 참가신청서를 첨부와 같이 제출하오니 검토하여 주시기 바랍니다.

담당자 : 김진태  ☎ 256-7942

-> 이곳에는 첨부된 문서에 대한 간단한 내용이나 용건을 적는다

-> 용건에 대한 내용을 개조식으로 작성하는 것이 좋음

(일시, 연락처, 장소, 담당자, 첨부문서명, 내용, 답신연락청  등)

첨부 : 교육참가자 명단 1부, 끝.

대전광역시청소년여자쉼터소장

직인생략

우편발송표지 작성법

	대전광역시청소년여자쉼터	대전광역시 중구 선화동 137-9번지 대훈빌딩 3층 Tel. 042-256-7942, 256-1388 Fax. 042-226-7943
	http://www.shimter.or.kr shimter@netian.com

수 신	여성긴급전화 충남1366
제 목	대전광역시청소년여자쉼터 홍보물을 보내드립니다.

안녕하세요.

대전광역시청소년여자쉼터입니다.

첨부와 같이 여자쉼터의 안내자료 및 홍보물을 보내드립니다.

팩스표지작성법과 거의 동일합니다. 또한 우편뿐만 아니라 이메일로 발송할때도 이렇게 표지를 쓰도록 합니다.

￭ 첨부 : 1. 대전광역시청소년여자쉼터 소개자료, 1부.

2. 리플렛, 1부.

3. 거리상담용 전단지, 1부. 끝

대전광역시청소년여자쉼터소장

직인생략

내부결재(기안문) 작성법

대전광역시청소년여자쉼터

수신자	내부결재 -> 기안문임을 표시하는 부분입니다.
(경유)
제 목	사무편람 제출의 건

1. 사무편람이 최종 정비됨에 따라 사무편람 승인요청을 위하여 아래와 같이 “대전광역시청소년여자쉼터 사무편람(안)”을 대전광역시에 제출하고자 하오니 검토하여 주시기 바랍니다.

->   내부결재(기안문)은 외부공문과 달리 1번에 바로 용건만을 간단히 기입합니다.

■ 아   래 ■

마찬가지로 개조식으로 간단한 내용을 적습니다. (제목, 일시, 장소, 대상, 목적이나 용도, 방법, 준비물 등)	1. 서 류 명 : 대전광역시청소년여자쉼터 사무편람(안) 2. 제 출 처 : 대전광역시 체육청소년과 3. 사 유 : 사무편람(안) 승인요청

첨부 : 1. 사무편람 1부, 끝.

외부공문과 달리 이곳에 기관명을 적지 않습니다. 물론 직인도 찍지 않습니다.

그리고 아래 결재란에 실장과 소장부분은 공란으로 둡니다.

외부공문과 달리 전결날짜를 쓰는 것도 하지 않습니다.

담당	김진태	팀장	김진태		실장			소장
협조자
시행	청여쉼 2005-038			(2005. 3. 14.)		접수
우 301-824 대전광역시 중구 선화동 137-9번지 대훈빌딩 3층 / www.shimter.or.kr 전화 (042)256-7942 전송 226-7943 / shimter@netian.com /공개

문서접수

공문은 팩스, 이메일, 우편, 인편(택배) 등을 통하여 쉼터에 옵니다. 모두 원본 그대로 스템플러나 클립 등으로 묶어 결재를 받아야 합니다.

먼저 도착한 문서나 자료가 일반적인 내용의 소식지․안내장․홍보물․전단지․잡지 등이라면 이는 우편물접수대장에 기록하여야 하며, 공문․행사초대장․주요 자료집․쉼터의 업무와 관련된 주요문건이나 자료 등이라면 이는 문서접수대장에 기록하여야 합니다.

접수 및 결재가 끝난 것은 문서접수대장에 편철합니다. 만일 접수된 문서를 참고하기 위하여 사용할 시에는 복사하여 사용하도록 합니다. 이는 분실예방이나 자료보관을 용이하게 하기 위한 절차입니다.

★ 접수된 문서가 특별히 공문이 없이 서류만 온 경우에는 이 서류에 대한 설명을 붙여 결재를 올려야 담당자가 부가 설명을 하지 않아도 되며, 결재자도 매우 편하게 결재를 할 수 있습니다.

따라서, 이런 경우 “결재요지”를 붙이셔야 합니다.

외부에서 오는 공문은 신형공문과 구형공문이 있습니다.

신형공문은 현재 우리 쉼터와 같은 형식의 공문을 말하고 구형공문은 옛날 공공기관에서 사용하던 형식의 공문을 말합니다.

타기관에서 신형공문이 도착했을 경우 문서접수대장에 기록한 후에

담당	팀장	실장	소장

과 같은 결재 도장을 파란색 스탬프로 문서 첫장 상단에 찍고 접수자가 직접 “담당”란에 싸인 혹은 결재를 한 후 실장님께 결재를 올립니다. 팀장 부분은 윗부분과 같이 처리합니다.

타기관에서 구형공문이 도착했을 시는

담당	팀장	실장	소장

과 같은 도장을 찍지 않고, 다음장과 같이 처리합니다.

───────────── 한국청소년쉼터협의회 ────────────

선결부분은 소장님이 결재하실 곳이고, 문서를 접수하신분은 담당자 란에 싸인이나 결재를 하면 됩니다. 그리고 결재․공람부분에 실장님이 결재를 하시게 됩니다.

□□□ - □□□ 서울 강남구 대치동 1007-3 총회회관 505호 대표전화 : 557-9082 팩 스 : 557-9170 이 메 일 : youthshelter@hanmail.net	KOREA YOUTH SHELTER ASSOCIATION 1007-3, DAECHI3DONG, GANGNAMGU, SEOUL 135-851 KOREA TEL : 557-9082 FAX : 557-9170 E-mail : youthshelter@hanmail.net

선결			지시
접수	접 수 일 자		결 재 ․ 공 람
	접수번호
처 리 과
담 당 자

문서번호 : 한터협2005 - 10호

시행일자 : 2005.  2.  22

수    신 : 수신처 참조

참    조 :

제    목 : 청소년상담긴급상담전화(1588-0924) 운영비 지원안내 건

────────────────────────────────────────────────

1. 귀 쉼터의 무궁한 발전을 기원합니다.

2. 2005년 청소년 긴급상담전화 운영비 지원과 관련된 내용을 아래와 같이 보내드리오니 숙지하시고 집행하여주시기 바랍니다.

- 아  래 -

가. 지급기간: 2005년 1월-12월

나. 지급대상: 14개 청소년쉼터

다. 지원내역: 운영비 보조(회의비, 물품구입비, 교육강사 수당 등)

라. 지원방법: 분기별 사후정산(붙임 ‘운영비 지원지침’ 참조)

마. 쉼터별 지원예산: 150,000원×12개월=1,800,000원

붙임) 청소년 긴급상담전화(1588-0924) 운영비 지원 지침 1부.  끝.

한 국 청 소 년 쉼 터 협 의 회

수 신 처 : 구로쉼터, 신림쉼터, 서울YMCA쉼터, 부산쉼터, 대구쉼터, 인천쉼터, 광주쉼터, 대전쉼터, 울산쉼터, 수원쉼터, 청주참사랑쉼터, 천안쉼터, 익산쉼터, 제주쉼터(이상 14개소)

《결  재  요  지》

제목 : 입소생 “김지은”의 낮병원 제출용 수급자 증명서 수신

-> 이 경우 김지은의 수급자 증명서만 수신한 경우입니다.

○ 입소생 “김지은”의 정신과 진료를 위해 낮병원에 등록하고자 “김지은”의 수급자 증명서를 전라남도 진도군청의 협조로 첨부와 같이 수신하였습니다.

-> 간단한 경위와 설명을 하였습니다.

-> 간단한 정보를 개조식으로 씁니다. 특히 첨부된 문서의 용도나 목적을 밝혀야 합니다.

1. 사용처	사회복지법인 밝은세상
2. 시설종류	정신장애인 사회복귀시설
3. 발송처	전라남도 진도군청
4. 담당자	상담팀 이 정 순
5. 서류명	수급자(일반수급자가구) 증명서
6. 수신일시	2005. 2. 24(목) 17시
7. 사용예정일	2005. 2. 25(금)

첨부. 수급자(일반수급자가구) 증명서 1부, 끝

-> 직인은 찍지 않습니다.

대전광역시청소년여자쉼터